Отчетность в учетных системах
Многие небольшие фирмы, составляющие отчеты при помощи старых BI-средств, получают данные непосредственно из учетных систем. Для этого обычно применяется инструментарий, где предусмотрено собственное подсоединение к базе данных OLTP или используется общий протокол доступа к данным, например: ODBC, JDBC, OLE DB и т.п.
Рис. 1. Отчетность в учетной системе
Надписи на рисунке:
Sales -продажи;
Operations - операции;
Financial - финансы;
HR - человеческие ресурсы;
Business User - бизнес-пользователь
Основное преимущество этого подхода - скорость получения информации. Необходимо только дождаться выполнения операции, введенной до начала запроса. Такая архитектура удобна для создания срочных отчетов, т. е. в тех случаях, когда необходима информация об операциях, выполненных в течение последних 24 часов. Например, менеджер по подготовке персонала в поиске вакантных мест во время тренинга будет ориентироваться на самые последние данные. Такие отчеты чаще всего дают список операций в порядке их выполнения в системе.
Данные, полученные из учетной системы - это необработанные сведения, введенные операторами. Их часто называют "неочищенными" (dirty), имея ввиду, что они недостаточно четко представляют необходимую информацию. Например, имена пользователей могут быть введены в различных вариантах написания (так, Bob O'Neill, Robert O'Neill и Bob O'Neal оказываются одним и тем же человеком - Бобом О'Нилом). Кроме того, эти имена могут вводиться из различных корпоративных источников. И если каждый отдел использует свою учетную систему, то для выяснения различных вопросов (например: "Кто же наши основные клиенты?") необходимо будет создавать и объединять множество отчетов.
Еще одна сложность, связанная с созданием отчетов напрямую из исходных систем, заключается в том, что организация данных не всегда наглядна для бизнес-пользователей. Модель данных спроектирована для оптимизации ввода данных, а не для доступа. Следовательно, части специалистов придется отвлекаться на создание отчетов, удобных для восприятия остальными сотрудниками. Таким образом, необходимость постоянно модифицировать отчеты приводит к тому, что у этих специалистов либо совсем не остается времени на выполнение своих основных обязанностей, либо руководству приходится создавать для решения данной задачи дополнительные рабочие места.
Также следует отметить, что прямые запросы к учетной системе идут в ущерб скорости выполнения транзакций. В большой организации, где к базе данных одновременно может обращаться множество пользователей, работа системы может вообще остановиться. Кроме того, снизится производительность и самих запросов, поскольку они используют те же системные ресурсы, что и учетная система.
Наконец, в учетных системах время хранения данных ограничено последним кварталом или годом. Поэтому исследование временных тенденций может быть затруднено.
